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導入事例 栃木県足利市

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プロフィール

取扱店数:360店舗/袋納入業者:1社/徴収方式:売切り方式(買取代金)/販売手数料:個別決済(売りさばき手数料)/入金方法: 現金払い(OCR納付書対応)、口座振替/その他:検索機能/引換券管理/歳出予算管理

ごみ袋指定制の目的:http://www.city.ashikaga.tochigi.jp/page/specified-bag-system.html

業務内容

足利市ではごみの減量とリサイクルの推進を図るため、平成20年4月1日からごみ袋指定制を実施している。 指定ごみ袋は配送業者より市内約360の販売取扱店へ納品され、市民は店頭で指定ごみ袋を購入する。 市では、取扱店より買取代金をごみ袋納品数量に応じて徴収し、売りさばき手数料を支払っている。 担当課では、配送業者からの納品実績報告に基づき、各店ごとの請求金額を確定させ、現金払いを希望する取扱店にはOCR対応の納付書を発行・送付先し、口座振替を希望する取扱店には口座振替データを作成している。 この他、買取代金の入金状況管理や売りさばき手数料支払管理、引換券買い戻し金支出管理も行なっている。

「楽々出納」導入の背景


エクセルでの管理の限界

当初はエクセルで取扱店の管理や収入支出の管理をしていましたが、取扱店の数やデータが多いためエクセルで管理し続ける事が難しくなりました。また、手作業でデータ入力を行う箇所が何箇所もあったために事務処理のミスが発生する可能性が極めて高い状態にありました。


安定的な業務の継続

システム導入前は手作業でデータ管理を行なっていたため、間違った調定を行ってしまったことがありました。このような間違いを防ぐために、何度もチェックしたり、担当者の経験による感覚で回避したりする必要があり、業務担当者が変更となった場合の安定的な業務の継続が課題となっていました。 このことから、業務量の低減やヒューマンエラーを防ぐ目的でシステム開発を依頼しました。



「楽々出納」導入効果


資源・時間・の削減

導入効果は大きいと実感しています。これまではA3用紙を年間3,000枚程度使用していたのが、システムを導入後は、ひと月当たりA4用紙10枚程度となり紙資源の節約が進みました。 また、大幅に業務の効率化が図られ、これまでのように残業をして事務処理を行う必要がなくなりました。これまで、何時間もかけていた事務処理が1時間程度で処理をすることができています。人員削減省力化の観点からも非常に効果的です。


データベースの的確な管理

これまでは、担当課で管理しているエクセルのデータベースとホストコンピュータにある事業所のデータベースの両方を利用していたので、同一取扱店でも収入と支出で違う名称を使うことがありました。2つのデータベースを利用することでの弊害が業務の非効率化を招いていました。 今回のシステム導入ですべての取扱店情報を自前で管理できるようになり、業務が非常にスピーディーに行えるようになりました。


総合検索機能で即対応可能に

今回のシステム導入にあたっては、カスタマイズにより、幅広い条件での検索機能を追加しました。取扱店より問い合わせがあった際にいろいろな条件から検索を行い、瞬時に必要な情報が抽出でき、即時対応が可能になりました。



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